Conséquence directe de la numérisation et du développement des technologies, le volume des données présentes au sein des entreprises est en constante hausse, jour après jour, mois après mois.

Cette hausse est autant présente au sein des acteurs privés que publics, ainsi que dans tous les services de l’organisation (Ventes, RH, marketing, production, …) 

Grand nombre d’entre vous l’ont compris, ces données ne doivent pas rester en liberté ou inutilisées puisque qu’elles sont nécessaires à votre pilotage opérationnel. 

La plupart d’entre vous analyse et pilote ses données sur le seul logiciel connu de tous en entreprise : Excel. Pourtant cette méthode devient un véritable frein à votre performance ! 

Pourquoi ? Excel présente de nombreuses limites auxquelles vous avez déjà été confronté : erreurs de saisie, mauvaises manipulations, perte de temps, charge mentale … 

Alors dite aurevoir aux fichiers Excel qui n’en finissent plus et bonjour aux tableaux de bord et indicateurs de reporting concrets, simples, mis à jour en temps réel et collaboratifs !  

Un tableau de bord est l’instrument clé d’un pilotage pro-actif et une véritable aide à la décision pour tous les acteurs de l’entreprise. C’est un outil de pilotage constitué de plusieurs indicateurs de performance permettant d’analyser le passé mais surtout de comprendre l’objectivement le temps présent afin de mieux anticiper les évolutions futures.

LES LIMITES D’ EXCEL

Excel est un outil commun de l’entreprise, peu coûteux, ce logiciel permet de facilement stocker et manipuler des données pour bâtir des tableaux prévisionnels, des graphiques, des comparatifs, …

Pourtant Excel, présente de nombreuses limites qui augmentent de façon exponentielle avec la croissance de l’entreprise : augmentation des collaborateurs, du chiffre d’affaires, du nombre de clients… Les tâches du quotidien deviennent compliquées, couteuses en temps, et impactent négativement votre performance mais aussi votre quête de sens dans votre métier ou encore bien être général.

En quelques mots, et non en mille, quels sont les principaux inconvénients de Excel ?

• Excel nécessite une utilisation humaine manuelle, ce qui vient entraîner de nombreuses erreurs sur vos fichiers. Ces erreurs sont une cause évidente de mauvaises prises de décisions, puisque l’on ne pilote pas son entreprise avec des données fausses ! Vous en doutez ? Voici un exemple assez frappant en pleine crise Covid19 ! 
• La synchronisation des versions est également une limite que présente le logiciel. En effet, souvent des copies en conflit sont créées, les collaborateurs ne savent donc plus quelle version est à jour. Excel n’est pas un outil collaboratif !
• Les données sur Excel ne sont pas mises à jour en temps réel. Ces données sont une photographie à un instant donné dans le temps. Vous devez reprendre vos processus de collecte et nettoyage de données à chaque nouvelle production du reporting.
• Excel n’étant pas un outil centralisé, les fichiers ne communiquent pas entre eux. Tous les collaborateurs travaillent donc sur le même fichier en rajoutant de nouveaux onglets et toujours plus des formules qui viennent ralentir Excel.
• La restitution sur Excel est également compliquée. En effet, Excel ne sert véritablement qu’à calculer et générer des graphiques. Peu de restitutions se font directement dans l’outil. Vous êtes donc obligé de faire des allers-retours entre Excel et votre présentation, une énorme perte de temps.

AVEC LA VISUALISATION, CONCENTREZ VOUS SUR L’ESSENTIEL

La visualisation est la meilleure manière de simplifier la représentation de données parfois complexes. C’est une étape clé pour faciliter la prise de décision. Cette visualisation se fait souvent au travers de ce qu’on appelle des tableaux de bord.

Un tableau de bord est un outil de pilotage et un instrument clé d’un pilotage pro-actif et il est considéré comme une véritable aide à la décision pour tous les acteurs de l’entreprise.

Constitué de plusieurs indicateurs de performance, il permet de visualiser les activités et les résultats. Ces indicateurs sont la clé pour visualiser la réalité de son activité, contrôler l’atteinte des objectifs fixés, et prendre les décisions les plus adaptées.

Les TDB contribuent également à réduire l’incertitude et facilitent une meilleure compréhension des risques inhérents à toutes les décisions. Ils sont également considérés comme un outil de communication interne et de motivation qui met en évidence les objectifs, les réalisations et les stratégies de l’organisation. Les décideurs peuvent identifier les écarts plus rapidement pour mettre en œuvre des actions correctives.

Un tableau de bord de data visualisation présente plusieurs avantages, notamment :

• Compréhension rapide de l’information : permet aux utilisateurs de comprendre rapidement les informations complexes en les présentant sous forme graphique. Les graphiques, les diagrammes et les tableaux permettent une visualisation rapide des données et aident à comprendre les tendances et les modèles.
• Visualisation en temps réel : les TDB peuvent être configurés pour fournir des mises à jour en temps réel des données. Cela permet aux utilisateurs de suivre les tendances et les changements au fil du temps et d’adapter leur stratégie en conséquence.
• Identification des tendances et des modèles : met en évidence des tendances et des modèles qui ne seraient pas facilement identifiables avec des données brutes. Les utilisateurs peuvent rapidement identifier des corrélations et des relations entre différentes variables.
• Réduction de la complexité :  permettent de réduire la complexité des données en les présentant sous une forme plus simple et plus compréhensible. Les graphiques et les tableaux permettent aux utilisateurs de se concentrer sur les informations les plus importantes, sans avoir à passer du temps à analyser des données complexes.
• Prise de décisions plus rapide et plus éclairée : fournissent une vue d’ensemble de l’information, permettant ainsi une prise de décision plus rapide et plus éclairée. Les utilisateurs peuvent facilement identifier les tendances et les problèmes, et prendre des décisions plus éclairées en conséquence.
• Partage d’informations plus facile : permettent de partager facilement des informations avec les autres membres de l’équipe. Les données sont présentées de manière claire et concise, ce qui permet une compréhension rapide et une meilleure collaboration.
• Communication plus efficace : les visualisations de données sont un moyen efficace de communiquer des informations complexes de manière claire et concise. Les graphiques et les tableaux peuvent être utilisés pour communiquer des informations à un public plus large.
• Identification des erreurs et des anomalies : Les visualisations de données permettent d’identifier rapidement des erreurs et des anomalies dans les données. Les utilisateurs peuvent rapidement repérer les incohérences dans les données.
• Le partage des analyses : vous partagez vos travaux via un url dont vous contrôlez l’accès et les droits associés. Votre tableau de bord met à disposition des filtres et graphiques dynamiques offrant un service d’exploration supplémentaire.
• La mise à jour des analyses : vous pouvez mettre à jour en temps réel vos données et adapter en temps réel vos graphiques pour répondre aux questions imprévues.

En somme, les tableaux de bord  offrent des avantages significatifs en termes de compréhension des données, de prise de décision et de collaboration en temps réel, ce qui en fait un outil précieux pour les entreprises et les organisations.

NOTRE RÉPONSE : FLUTIREPORT – EXEMPLES DE TABLEAUX DE BORD

Nous avons développé une plateforme de reporting simple et automatisant vos indicateurs de pilotage.

Notre objectif premier est de vous faire gagner du temps, et de remettre du sens dans vos processus de traitement de données. Un peu adressé dans les PME/ETI et collectivités qui manquent d’outils adaptés à leurs attentes.

Il faut également prendre en compte que digitaliser et automatiser vos processus vous permet de baisser votre charge mentale et retrouver votre cœur de métier ! Et donc avant tout une meilleure utilisation de vos compétences qui font le cœur de votre expertise quel que soit votre domaine (Achat, RH, Commerce, Production, …)

Nous avons ainsi adapté notre plateforme de valorisation de données FlutiBase, pour répondre à cet enjeux de pilotage opérationnel par la donnée au travers de notre nouvelle offre FlutiReport.

FlutiReport vous permet d’automatiser vos tableaux de bords réalisés sous Excel… Car notre métier est bien de vous aider à automatiser la production des indicateurs dont vous avez besoin … Pas de remplacer toute l’expertise et la connaissance que vous avez acquis au cours du temps ! 

Cette automatisation est l’étape clé permettant d’accélérer la production de vos indicateurs, et ainsi accélérer vos capacités de pilotage opérationnel. Notre plateforme vous permet d’avoir accès à des interfaces web de pilotage simples et concises qui répondent à de nombreux objectifs :

• Standardiser, et partager les indicateurs de pilotage de votre organisation pour faciliter la collaboration entre vos collaborateurs/collaboratrices
• Baisser la charge mentale et le temps passé dans ce processus de reporting primordial à la performance de l’entreprise et de ses services
• Objectiver et professionnaliser les échanges avec vos clients et partenaires afin de leur apporter conseil et valeur

Devenir une entreprise ou une organisation Data Driven est une des clés de sa performance. Pour cela, il est important de revoir son organisation pour qu’elle s’appuie notamment sur un pilotage opérationnel basée sur des données réelles. Une adaptation des outils et processus est souvent nécessaire, et il existe maintenant également des solutions (souveraines) adaptées aux PME/ETI

En somme, les outils de visualisation de données permettent de transformer des données complexes en informations claires, ce qui facilite la compréhension, la prise de décision et la communication efficace.