4 ÉTAPES POUR AMÉLIORER VOTRE COLLECTE DE DONNÉES

L’utilisation de vos données au quotidien est un enjeu essentiel pour améliorer la performance de votre entreprise. Cet objectif doit être vu et appréhendé comme une stratégie à part entière. Vous collectez déjà tous des données, que ce soit pour améliorer la performance de votre site web, améliorer la connaissance sur vos clients, optimiser votre système de management, suivre la logistique de transports …. et encore bien d’autres usages spécifiques à votre métier !

Mais avant de les utiliser pour faciliter votre pilotage, et votre analyse, il faut les collecter et leur donner du sens ! Une étape souvent mal réalisée qui génère une perte de temps, un manque de contrôle et de sécurité, et vous éloigne de votre objectif.

Nos petites lucioles Flutilliant vous aident donc, à travers 4 étapes, à mieux collecter vos données et réduire le nombre d’erreurs.

DÉFINISSEZ VOS OBJECTIFS

Même si cette étape semble logique pour un grand nombre d’entre vous, elle est souvent oubliée dans le process.

On veut souvent récolter un grand nombre de données sur de nombreux domaines différents pour être sûr de ne « rien manquer ». Pourtant en faisant cela il y a une grande chance que vos données deviennent obsolètes et que vous vous perdiez en voulant les utiliser.

Commencez donc pas établir un plan sur vos objectifs (les questions auxquelles vous souhaitez répondre), et définissez les indicateurs de pilotage qui seront les plus pertinents dans la réalisation de votre(vos) objectif(s).

METTRE EN PLACE UN REPÈRE EXCLUSIF ET MIS À JOUR EN TEMPS RÉEL

Il est primordial de centraliser votre collecte de données dans un outil unique (ce que l’on appelle un Data Lake ou Info Centre) afin de créer une cohérence pour votre organisation. Ce “lieu” sera alors central dans votre pilotage, mais également dans le partage des informations avec vos équipes. Naturellement un processus d’actualisation automatique (ou régulier) de ces données est une des clés pour en assurer sa pertinence et cohérence.

Si cette démarche est assez classique pour de grandes organisations, elle reste encore peu mise en oeuvre dans les plus petites. Dans ces organisations, ces données restent souvent “silotées” autrement dit chacune dans son propre espace. Les données restent uniquement accessibles dans leur propre logiciel (comptable, production, RH, …). La mise en commun d’informations se fait au travers d’Excel (notamment), un couteau-suisse connu de tous mais dont la performance reste relative avec la hausse du volume ou de sources de données … Sans parler de la mise à jour des données qui reste une tâche souvent fortement consommatrice de temps et génératrice d’une forte charge mentale négative.

C’est bien sûr pour répondre notamment à cet objectif de collecte structurée que nous avons développé notre plateforme de valorisation de données FlutiBase. Une base qui nous permet de répondre à de nombreux autres objectifs, notamment celui  d’automatiser vos tableaux de bords au travers de notre nouvelle offre FlutiReport.

SÉCURISEZ VOTRE COLLECTE DE DONNÉES

Les données sont des atouts stratégiques de votre entreprise, et certaines sont également soumises à la réglementation RGPD. Il est donc important de vous assurer qu’elles ne peuvent pas être facilement transmises ou utilisées hors du contexte de l’entreprise. Cette tâche peut malheureusement devenir compliquée lorsque l’on souhaite partager des informations avec différents services ou différentes typologies d’utilisateurs.

Pour cela il est nécessaire d’identifier les activités principales de votre entreprise, avec un focus spécifique sur celles qui utilisent des données personnelles (recrutement, formation, gestion des accès, statistiques, ventes, gestion des clients/prospects …). Si vous avez bien suivi l’étape précédente, la mise à disposition des données de façon sécurisée sera d’autant simplifiée. Par exemple ne donner accès aux données RH à un manager uniquement pour son service, ou encore ne donner accès aux données commerciales que sur le périmètre cible du destinataire … Des sujets souvent mal traités lorsqu’Excel est le seul et unique outil à disposition.

Pour les données personnelles, il est particulièrement important d’avoir un processus de suivi en fonction de leur criticité (la fiche de registre RGPD) :

• Les données traitées sont nécessaires aux activités de l’entreprise et non intrusives.
• Les données “sensibles” ne doivent pas être traitées ou si c’est le cas, il est nécessaire de vérifier si vous en avez le droit
• Seules les personnes habilitées ont accès aux données dont elles ont besoin ; vous ne conservez pas vos données au-delà de ce qui est nécessaire.

FÉDÉRER VOS ÉQUIPES AUTOUR DE LA DONNÉE

Rassembler vos collaborateurs autour de la donnée est essentiel afin d’avoir une plus grande cohésion et davantage de compréhension entre vos équipes. En partageant des données (objectives) la compréhension de leurs activités respective sera augmentée, et la cohésion renforcée. Ces bénéfices auxquelles les managers, et plus globalement les collaborateurs, sont nombreux et nombreuses à aspirer ne sont atteignables qu’avec une collecte bien organisée … Une bonne façon de les convaincre de l’intérêt de cet objectif. 

Au travers de ce partage il est par ailleurs fort probable que des doublons soient identifiés, permettant ainsi de mieux répartir les responsabilités sur chaque service. Chacun pourra alors mieux répondre à ces objectifs et attendre la même chose en retour ! 

Une collecte de donnée réussie est garant de leur meilleur usage et donc d’un pilotage opérationnel efficace. La “data” fait dorénavant partie intégrante des entreprises et de leur stratégie ! Elle doit être utilisée à bon escient, de manière pertinente et en accord avec les différentes réglementations misent en place comme le RGPD s’il s’agit de données personnelles. C’est souvent au travers d’actions simples et rapides à mettre en oeuvre qu’une stratégie va pouvoir se lancer, afin d’obtenir l’adhésion de tous, et demain en faire un usage plus avancé !