LES SOURCES DE DONNÉES RSE

On vous l’a expliqué dans notre dernier article la collecte de données est également primordiale pour mettre en place votre stratégie RSE. Une bonne démarche RSE se base sur des informations objectives, typiquement caractérisées par des données numériques. Identifier les bonnes sources de données est donc une étape essentielle pour bâtir une stratégie RSE efficace et pérenne. 

LA NECESSAIRE CONTEXTUALISATION DES DONNEES

Avant de parler source de données, il nous a paru important de préciser un point primordial : La nécessité de contextualiser les données collectées. En effet les données brutes que vous allez collecter, ne permettent pas nécessairement de réaliser des indicateurs et analyses à la hauteur des enjeux attendus par la RSE. En effet, ces données brutes vont vous permettre de dégager des valeurs ponctuelles, ou des tendances d’évolution dans le temps (à la hausse ou à la baisse)… Un bon début, mais insuffisant.

Prenons l’exemple simple d’une société qui recrute un nouveau collaborateur. Elle va (probablement) devoir l’équiper pour faire sont travail : téléphone, ordinateur, voiture, bureau, … Nombre de consommations unitaires vont donc augmenter. Néanmoins il est fort probable que certains indicateurs RSE soient proratisés par rapport au nombre de collaborateurs. Dès lors si le chiffre surveillé est à la hausse, il est probable que l’indicateur en lui même reste stable voir diminue !   

L’objectif lors de votre collecte de données n’est donc pas uniquement de récolter des données brutes, mais bien également de récupérer des données de contexte pour pouvoir également suivre leur évolution. Ces éléments seront nécessaires pour calculer des ratios attendus par votre stratégie comme par exemple la consommation d’’eau par m2 de surface ou encore nombre de jours de formations par salarié ….

L’ensemble de ces données pouvant varier régulièrement, l’automatisation du traitement est un point extrêmement important, dont nos lucioles raffolent, et qui comme nous l’avons vu dans notre newsletter, vont vous faire gagner un temps précieux et une pertinence accrue dans votre stratégie. 

SOURCES DE DONNEES INTERNES

Les premières sources de données à identifier sont évidemment celles dont vous disposez en interne et qui sont facilement accessibles. On parle là des données financières disponibles dans votre logiciel de comptabilité, ou encore de celles présentes dans votre logiciel de gestion d’entreprise (ERP), ou encore dans votre outil de gestion commerciale (CRM).

Ces données sont en général facilement accessibles, à minima au travers d’un export Excel. Vous disposerez alors de données brutes que vous pourrez retravailler sous forme d’indicateurs de façon unitaire ou automatisée selon votre niveau de maturité ! L’avantage évident de ces sources de données est que vous pourrez les récupérer au rythme souhaité (mensuel souvent) sans contraintes particulières !

Si la qualité des données n’est pas suffisante, par manque de précision ou de fréquence de mise à jour, il vous suffira de convaincre vos collègues pour arriver au but souhaité. 

SOURCES DE DONNEES EXTERNES

Pour construire les indicateurs attendus par votre stratégie RSE, vous devrez très certainement collecter des données qui dépassent le cadre de votre entreprise. On pense là notamment à toutes les données issues de vos fournisseurs : Eau, Electricité, Consommation de carburant, … De façon générale ces informations vous sont transmises régulièrement, mais à un rythme et sous un format qui ne permet pas nécessairement une re-exploitation aisée.

On pense naturellement aux sempiternelles factures papier qui imposent une re-saisie, ou éventuellement une transformation automatisée à l’aide de solution de scan de documents intelligents. Mais les informations envoyées dans un PDF par mail, ou accessible sur un extranet client ne sont pas nécessairement plus facilement ré-utilisables et peuvent nécessiter également des retraitements manuels.

Le principal problème de ces sources réside naturellement dans la non maitrise de leur contenu ainsi que de la fréquence de mise à jour. Il n’est ainsi pas rare de voir des fournisseurs proposer une facture réelle annuelle, ne donnant ainsi pas la granularité attendue. Ces contraintes vous imposeront ainsi de retraiter les données captées pour les rendre cohérents avec vos autres sources. Là encore une charge de travail qui peut s’avérer non négligeable. 

Une bonne nouvelle néanmoins. De nombreux acteurs conscients des limites de ce modèle proposent des accès par API (un langage de communication propre aux logiciels informatiques) qui vous permettra d’accéder aux détails voulus, en toute sécurité notamment vis à vis de la RGPD.  

Chez Flutilliant,  nous proposons FlutiReport, notre plateforme de reporting vous permettant d’automatiser vos tableaux de bord. Adopter un outil de reporting vous permettra de passer d’une attitude « réactive » à une posture « pro-active ».  FlutiReport vous permet de produire des indicateurs à partir de ces données là pour se concentrer sur les actions et les nouveaux indicateurs ! 

SOURCES INEXISTANTES

Et oui … Malheureusement vous identifierez certainement des données inexistantes, ou plutôt des données que vous aimeriez avoir mais qui ne sont pas disponibles ! Pourquoi ? Parce que présentes dans la tête et le savoir de vos collaborateurs. Parce que présentes dans des formats de fichiers non structurés ne permettant pas l’utilisation souhaitée. Et pour certainement des milliers d’autres raisons ! Là encore vous devrez faire jouer vos talents de négociateurs pour convaincre vos collègues ou partenaires de vous transmettre une information fiable et ré-utilisable. 

Mais là aussi la technologie peut aider. Par exemple de simples formulaires standardisés et sécurisés, sont un moyen permettant de récupérer simplement et rapidement une information très qualitative auprès de vos collègues. Une fonctionnalité que nous avons d’ailleurs implémenté récemment dans notre plateforme FlutiBase pour répondre à de nombreuses demandes … Mais il existe bien évidemment de nombreuses autres solutions ! 

La clé pour créer ces sources de données (et oui c’est possible) est donc de bien définir et caractériser le besoin proportionnellement à son impact dans la stratégie RSE !

Les sources de données sont nombreuses, en interne comme en externe, et doivent être traitées spécifiquement au vu de leur diversité… D’où l’importance de l’automatisation de leur traitement… Et si vous identifiez des données vitales pour votre stratégie, il ne vous restera plus qu’à rentrer dans la danse et devenir vous même créateur d’une nouvelle source de données !